El sistema de identidad administrado por la Registraduría Nacional del Estado Civil

El sistema de identidad administrado por la Registraduría Nacional del Estado Civil

El sistema de identidad administrado por la Registraduría Nacional del Estado Civil

  • La Registraduría Nacional del Estado Civil cuenta con dos sistemas que administran la identidad legal de las personas en Colombia: el sistema de identificación y el sistema de registro civil.
  • El Sistema Nacional de Registro Civil contribuye a garantizar el derecho fundamental a la personalidad jurídica y el Sistema Nacional de Identificación permite la identificación y autenticación de la identidad legal de las personas en Colombia frente a entidades públicas y privadas.
  • La Registraduría desarrolló un servicio de autenticación e identificación mediante consultas alfanuméricas, biometría dactilar o biometría facial. Presta este servicio a terceros que pueden ser actores públicos o privados. La entidad recibe pagos por los servicios de autenticación que les presta a las compañías privadas.
  • Uno de los convenios de intercambio de información es con la Policía Nacional. Este convenio preocupa por las implicaciones que el acceso a las bases de datos faciales de los ciudadanos puede tener p ara la puesta en marcha de mecanismos de reconocimiento facial por parte de esta institución.

En esta entrada describimos el Sistema de Registro e Identificación Nacional de la Registraduría Nacional del Estado Civil, y evidenciamos algunos de los actores que tienen acceso a las bases de datos de este. Para esta descripción nos basamos en los documentos internos, convenios de biometría, informes de gestión y rendición de cuentas de la Registraduría (vigencia 2016 a 2020), y algunos decretos y resoluciones que direccionan la labor, las funciones y la organización de la entidad.

El objetivo de esta entrada es brindar mayor claridad sobre los elementos que componen el sistema, establecer las diferencias entre el sistema de registro y el sistema de identificación nacional, evidenciar los actores que tienen acceso a las bases de datos del sistema y con qué objetivos. Finalmente, se busca explicitar cuáles pueden ser las implicaciones que estos accesos pueden tener cuando son garantizados a entidades de seguridad del Estado que en la actualidad desarrollan proyectos de identificación de la población o individualización del crimen a través, principalmente, de biometría facial.

1. Descripción del Sistema de Registro e Identificación Nacional

El Sistema de Registro e Identificación Nacional de la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC) es el principal sistema que hace el enrolamiento, registro, autenticación y expedición de documentos que producen la identidad legal de las personas en Colombia. A pesar de que este sistema se considera como una unidad, está compuesto por dos sistemas diferentes con niveles de tecnificación distintos debido a los procesos de modernización tecnológica que viene adelantando la RNEC desde 1997.1

Por un lado, el Sistema Nacional de Registro Civil es el encargado de registrar los eventos vitales, desde la perspectiva del Estado, de la vida de las personas: el nacimiento, el matrimonio y la muerte. Este sistema se encarga de cumplir con el derecho fundamental a la personalidad jurídica de la Constitución Política de Colombia y la Declaración Universal de los Derechos Humanos. Igualmente, el sistema de registro civil avanza hacia la meta 16:9 de los Objetivos de Desarrollo Sostenible que busca “para 2030, proveer identidad legal para todas las personas, incluyendo el registro civil”2.

La tecnificación de este sistema ha estado centrada en ofrecer validación de los Registros (verificar que sea real), unificar los registros bajo un Número Único de Identificación Personal y ofrecer canales de comunicación digital entre las entidades que producen y expiden copias de los registros.

Por otro lado, el Sistema Nacional de Identificación es el encargado de la identificación, autenticación y verificación de la identidad legal de las personas en Colombia. Es decir, de la expedición de la tarjeta de identidad para menores de edad entre 7 y 18 años y la cédula de ciudadanía para mayores de 18 años 2, que son los principales mecanismos que permiten demostrar a una persona colombiana que es quienes dicen ser (por ejemplo al ejercer el derecho al voto) e identificarla cuando su identidad es desconocida (por ejemplo, en procesos judiciales o forenses).

Como mostramos en otra entrada, el sistema de identificación apareció como una forma de identificar a las personas en escenarios excepcionales, pero se ha expandido convirtiéndose en una obligación ciudadana. Esta idea se muestra en la constante modernización del sistema para permitir identificar y autenticar la identidad de más personas a distancia y por cualquier razón.3

En este proceso se han incorporado herramientas como la identificación y autenticación por medio de huellas dactilares para terceros y entidades públicas 2, la herramientas como las Morpho Table para lograr la identificación remota para oficinas alejadas, la inclusión de biometría facial para la autenticación e identificación por parte de terceros y entidades públicas, y la producción de la nueva cédula digital incluyendo su versión física y digital 4.

2. Partes del sistema de identificación

El Sistema Nacional de Registro Civil y el Sistema Nacional de Identificación recolectan la información y la envían a los centros de acopio “coordinados por el área de Recepción de Material de la Dirección Nacional de Identificación, los cuales realizan la captura y digitalización de la información de los documentos de identidad de cada uno de los departamentos del país” 56.

Los centros de acopio juegan un papel fundamental para el proceso de identificación pues es allí en donde se digitalizan las huellas, fotografías y firmas, y se validan los datos de los ciudadanos respecto a lo que se encuentra en el Archivo Nacional de Identificación 6. De allí, la información se organiza en las diferentes partes que en su conjunto e interconecciones componen las bases de datos de la RNEC 7:

El Archivo Nacional de Identificación (ANI): Es el sistema de almacenamiento de los datos biográficos de los ciudadanos, al igual que información relacionada con el lugar, fecha de expedición y la comprobación de la vigencia del documento de identificación. Contra este sistema se realizan las comprobaciones más básicas. MTR Manejador de Transacción, Data Interchange Management System (Servidor de Manejo de Datos)-AFIS: es el sistema automático de identificación de huellas dactilares. Es aquí en donde se almacenan las tarjetas decadactilares de los ciudadanos y es este el sistema a través del cuál se realiza la comparación de las huellas del ciudadano contra lo almacenado para validar su identidad.

3. Acceso a las bases de datos de la RNEC.

La Registraduría desde 2005 está adaptando las tecnologías del SNI para ofrecer servicios de autenticación biométrica y acceso a información biográfica a terceros. Los procesos de digitalización del Estado impulsados por los planes de desarrollo de los últimos gobiernos le han entregado la autonomía a la Registraduría para definir los requerimientos y los mecanismos para prestar estos servicios. Los acuerdos que se hacen con terceros para el acceso a las bases de datos pueden ser contratos con entidades privadas o convenios con entidades públicas. Igualmente, estos acuerdos pueden hacerse para acceder al Archivo Nacional de Identificación (ANI) para la consulta y validación de información biográfica o al motor biométrico para la autenticación biométrica.

Una diferencia importante entre los convenios y los contratos es que a través de los convenios con entidades públicas la RNEC no recibe pagos por las consultas, mientras que con los contratos con privados sí lo hace. Esta contraprestación es de $74.18 pesos colombianos por consulta para el caso de la información biográfica y para las consultas biométricas -como se muestra en la tabla 1- depende del número de consultas 8.

Tabla 1: Tarifa para la consulta de información de las bases de autenticación biométrica

RANGO CONSULTA DESDE Y HASTA VALOR
1-100,000 $ 16.282.953,47
100,001-200,000 $ 32.565.906,94
200,001-300,000 $ 48.846.860,42
300,001-400,000 $ 65.131.813,89
400,001-500,000 $ 81.414.767,36
500,001-750.000 $ 122.122.151,04
750,001-1’000,000 $ 162.829.534,72
1,000,001-1 ‘275,000 $ 207.607.656,77
1’275,001-2’000,000 $ 259.082.458,36
2’000,001-3’000,000 $ 309.059.509,17
3’000,001-4’000,000 $ 347.553.989,76
4’000,001-5’000,000 $ 380.151.111,45
5’000,001-6’000,000 $ 409.292,313,96
6 ‘000,001 -7’000,000 $ 436.382.261,20
7’000,001-3’000,000 $ 461.978.359,49
S’000,001-9’000,000 $ 486.615.718,91
9’000,001-10’000,000 $ 510.472.709,49
10’000,001-11’000,000 $ 533.805.738,12
11’000,001-12’000,000 $ 556.648.249,18
12’000,001- EN ADELANTE POR LIQUIDAR

4. Acceso a las bases de datos de la RNEC por diversos actores

Desde el año 2019 la Registraduría Nacional del Estado Civil ha firmado más de 76 convenios y contratos de acceso a bases para la autenticación e identificación biométrica y para el acceso al Archivo Nacional de Información (ANI).

Tabla 2: Número de actores por sector con acceso al proceso de autenticación biométrica (dactilar) para su contraste con la base de datos de la RNEC, ya sea por firma de contrato o convenio, vigencia 2019-2020.

Sectores con acceso al proceso de autenticación biométrica (dactilar) para su contraste con la base de datos de la RNEC Número de convenios y contratos por sector
Articulación gubernamental 1
Atención y reparación de víctimas del conflicto armado 1
Control y regulación estatal 1
Cámaras de comercio 1
Educativo 1
Entidades de seguridad del Estado 1
Financiero 15
Financiero (servicios) 2
Mensajería 3
Migración 1
Notariado 2
Salud 1
Seguridad social 5
Servicios públicos 1
Tecnologías 5
Telecomunicaciones 5

Fuente: Elaboración propia con base en Informe de gestión 2019 e Informe de gestión 2020 de la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC)

Tabla 3: Número de actores por sector con acceso para consultar la información de la base de datos del Archivo Nacional de Identificación (ANI), por contrato o convenio, vigencia 2019-2020.

Actores por sector con acceso para consultar la información de la base de datos del Archivo Nacional de Identificación (ANI). Número de contratos y convenios por sector (2019-2020)
Cámaras de comercio 1
Control institucional 1
Educativo 3
Entidades de seguridad del Estado 2
Financiero 5
Financiero (servicios) 14
Gestión pública y talento humano 2
Hacienda 1
Impuestos 1
Industria 1
Justicia 1
Administración municipal 2
Notariado 1
Planeación territorial 2
Reincorporación 1
Reparación y atención a víctimas del conflicto armado 1
Salud 7
Seguridad social 5
Seguros 2
Servicios públicos 2
Tecnologías 5
Transporte 1
Vivienda 1

Fuente: Elaboración propia con base en Informe de gestión 2019 e Informe de gestión 2020 de la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC)

Sin embargo, entre las entidades públicas que tienen acceso tanto al ANI como al MTR-AFIS, para la realización de consultas se encuentran las entidades de seguridad del Estado. Específicamente, estas entidades son la Fiscalía General de la Nación y su Cuerpo Técnico de Investigación, la Policía Nacional y el Ejército Nacional, entre otras 9.

La colaboración entre la RNEC y estas entidades ha sido incluso resaltada por el Consejo de Estado, el cuál mediante la Sentencia de la sala tercera con radicación 26776 del 29 de agosto de 2012 y el artículo 40 de la Ley 1621 de 2013 sostiene que esta necesidad de apoyo es fundamental para el mantenimiento de la seguridad y del orden público 9.

La Policía Nacional -gracias al convenio 001 de 2020 firmado con la RNEC- cuenta con acceso al sistema ANI y al sistema de almacenamiento de información biométrica facial y dactilar, entre otros 10. Con esto, se busca tener acceso a “consultas técnicas por medio de las impresiones dactilares y faciales, mediante la base de datos Motor Multibiométrico que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil” 10, con el objetivo de 10:

  1. Verificar la identidad de los indiciados en los procesos penales y evitar así errores jurídicos en los procesos de investigación de la policía judicial.
  2. Realizar el proceso de verificación contra una base de datos cuya información sea fidedigna.
  3. Tener todos los medios a disposición que permitan un apoyo adecuado a las actividades investigativas de delitos que afectan la seguridad y convivencia.

A pesar de que esto sostiene el decreto 001 de 2020, en un derecho de petición reciente realizado por el equipo de Karisma, la RNEC sostuvo que actualmente ninguna entidad -ni de naturaleza pública ni privada- tiene acceso a estas bases de datos, pues aún se encuentra en fase de reglamentación (Director Nacional de Identificación, 2021). Sin embargo, para el equipo de Karisma lo que resulta preocupante es que en 2021, en respuesta a una solicitud de información, la Dirección de Investigación Criminal e Interpol de la Policía Nacional nos confirmó que se tiene acceso de consulta los sistemas de identificación facial de la Registraduría.

Esta contradicción entre las dos entidades y una falta de claridad en la información sobre el acceso y consulta a las bases de biometría facial resulta preocupante pues que compromete la transparencia y la posibilidad de acceso claro y sencillo a la información por parte de la ciudadanía para el desarrollo de auditorías y control ciudadano del uso de los sistemas. Así, al equipo de Karisma le resulta preocupante que no exista claridad y una respuesta única y coherente entre las dos entidades, particularmente por las implicaciones que podría tener que –en efecto– la Policía Nacional tenga acceso a la consulta de estos datos y a su uso para el sistema ABIS.

5. Conclusiones

La Registraduría Nacional del Estado Civil cuenta con dos sistemas diferentes que se unifican bajo el Sistema de Registro e Identificación Nacional: el sistema nacional de identificación y el sistema nacional de registro civil.

Los dos sistemas que componen el Sistema de Registro e Identificación Nacional, cumplen funciones diferentes. El Sistema Nacional de Registro Civil contribuye a avanzar con el derecho fundamental a la personalidad jurídica. El Sistema Nacional de Identificación contribuye a la identificación, autenticación y verificación de la identidad legal de las personas en Colombia. Este sistema es el nodo central en los procesos de enrolamiento, verificación y autenticación para la expedición de la cédula digital.

La Registraduría desarrolló un servicio de autenticación e identificación para terceros que pueden ser actores públicos o privados. La entidad recibe pagos por los servicios de autenticación que les presta a los terceros y representa una porción de su presupuesto.

La Registraduría tiene convenios con instituciones de seguridad pública que les permiten acceder a las bases de datos biométricos y biográficos de las personas en Colombia. Sin embargo, conforme a las respuestas de las dos entidades aún no es claro si las entidades de seguridad tienen acceso o no a las bases de datos biométricos de autenticación facial y –si en la actualidad no lo tienen– si lo tuvieron en algún momento alrededor de un sistema cuyo acceso aún no ha sido reglamentado.

Referencias bibliográficas

  1. El Plan Integral de Modernización Tecnológica de la Registraduría que plantea la modernización tecnológica de estos sistemas se encuentra consignado en los documentos CONPES 2704 de mayo 11 de 1994 y 2822 de noviembre 15 de 1995. Así mismo, desde 2005 el Fortalecimiento, mantenimiento y sostenibilidad de la plataforma tecnológica PMT que soporta el sistema nacional de Registro Civil e Identificación ha estado encargado a IDEMIA IDENTITY & SECURITY, sucursal Colombia. 

  2. Véase CONPES 3323 de 2004; Registraduría Nacional del Estado Civil (29 de enero 2020). “Remisión documentos requeridos para la contratación del Fortalecimiento, mantenimiento y sostenibilidad del sistema de identificación y registro civil pmt ii a nivel nacional vigencia 2020”; Registraduría Nacional del Estado Civil (2020).“Adición no. 01 y otrosí no. 03 al contrato electrónico de prestación de servicios no. 002 de 2020, sus condiciones adicionales y sus otrosíes no. 01 y 02 de 2020, suscrito entre la registraduría nacional del estado civil e idemia identity & security sucursal colombia”.  2 3

  3. Registraduría Nacional del Estado Civil (2020).“Adición no. 01 y otrosí no. 03 al contrato electrónico de prestación de servicios no. 002 de 2020, sus condiciones adicionales y sus otrosíes no. 01 y 02 de 2020, suscrito entre la registraduría nacional del estado civil e idemia identity & security sucursal colombia” 

  4. Registraduría Nacional del Estado Civil (29 de enero 2020). “Remisión documentos requeridos para la contratación del Fortalecimiento, mantenimiento y sostenibilidad del sistema de identificación y registro civil pmt ii a nivel nacional vigencia 2020”; Registraduría Nacional del Estado Civil (2020).“Adición no. 01 y otrosí no. 03 al contrato electrónico de prestación de servicios no. 002 de 2020, sus condiciones adicionales y sus otrosíes no. 01 y 02 de 2020, suscrito entre la registraduría nacional del estado civil e idemia identity & security sucursal colombia”. 

  5. Registraduría Nacional del Estado Civil (s.f.). “200 preguntas frecuentes sobre Registro del Estado Civil” ; Decreto 10101 del 6 de junio de 2000 “Por el cual se establece la organización interna de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se fijan las funciones de sus dependencias; se define la naturaleza jurídica del Fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado Civil; y se dictan otras disposiciones”

  6. Registraduría Nacional del Estado Civil (2019). Informe de gestión 2019.  2

  7. Registraduría Nacional del Estado Civil (s.f.). Del documento de identidad a la identidad sin documento

  8. Resolución 1204 del 5 de febrero de 2020. 

  9. Registraduría Nacional del Estado Civil (2017). Política de tratamiento de datos personales.  2

  10. Convenio interadministrativo de cooperación n° 001 de 2020, celebrado entre la Registraduría Nacional del Estado Civil y la Policía Nacional de Colombia.  2 3

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